Pengertian dan Contoh Kop Surat Resmi (Kepala Surat)

Ditulis oleh: Format Draft Contoh Surat -
Advertisement
Kop surat resmi adalah sebuah struktur yang harus ada pada sebuah surat resmi. Karena kop (kepala surat) mempunyai fungsi yang cukup besar bagi isi dari pada surat tersebut. Hal tersebut dikarenakan karena bagian awal surat ini mempunyai sebuah fungsi dan tujuan tertentu.

Kepala surat dibuat bukan hanya untuk pantas-pantasan saja. Bagian tersebut setidaknya setidaknya untuk beberapa tujuan penting. Tujuan tersebut tak lain sebagai salah satu pemberi informasi mengenai instansi asal pembuat surat-nya.

Pertama, fungsi kop adalah sebagai keterangan tentang nama dan alamat kantor lembaga yang bersangkutan. Memang benar adanya bahwa fungsi dari kop surat memuat sebuah keterangan tentang nama dan alamat kantor lembaga yang bersangkutan.

Dengan demikian para penerima surat bisa mengetahui nama dan alamat dan kantor lembaga hanya dari kop surat. Yang kedua yaitu untuk memberikan informasi tentang bidang usaha, atau jenis kegiatan yang dilakukan oleh instansi, badan atau lembaga.

Dengan begitu, bagian ini bukan hanya memuat sebuah informasi tentang nama, dan alamat lembaga, tetapi juga memberikan informasi tentang jenis kegiatan yang hendak dilaksanakan. Melihat fungsi dan tujuan dari adanya bagian tersebut sangat penting maka sudah layaknya diperhatikan dengan baik.

Selain itu kop surat juga mempunyai sebuah fungsi sebagai sebuah alat promosi, sebelum hingga akhrinya masuk kepada inti surat. Hal tersebut dikarenakan pada kop surat mencantumkan sebuah nama lembaga, bidangu  usaha, dan jenis kegiatan. Sehingga secara tidak langsung fungsi kop surat juga bisa dikatakan sebagai alat promosi.

Lalu, bagaimana sih sebenarnya bentuk dari bagian surat yang satu ini? Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi. Identitas tersebut terdiri dari logo, nama, alamat dan juga nomor kontak yang bisa dihubungi. Selengkapnya isi identitas tersebut dijelaskan di bawah ini.

a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
Logo menjadi hal yang penting untuk dicantumkan dalam kop surat, karena memang untuk sebuah penginformasian tentang sebuah lembaga yang bersangkutan. Letak logo biasanya terletak pada bagian samping pojok atas pada bagian kop surat.

b. Nama lembaga
Juga sebuah nama lembaga yang bersangkutan dalam surat tersebut. Fungsi pencantuman nama lembaga juga sebagai sebuah keterangan tentang logo yang sudah dicantumkan pada kop surat tersebut. Sehingga  bila hanya logo tanpa sebuah nama lembaga aka akan membingungkan.
c. Alamat lembaga
Tidak lupa pula sebuah alamat dari lembaga yang sudah dicantumkan di kop tersebut. Alamat yang dicantumkan adalah alamat yang lengkap. Agar keterangan pada alamat tersebut objektif dan tidak membuat bingung para pembacanya.

d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Yang terakhir adalah pencantuman sebuah nomer telepon yang dimiliki oleh  lembaga tersebut. Adapun teleks sebagai sebuah kontak tambahan yang bisa memudahan para penerimanya menghubungi.

Atau bisa juga faximile. Namun ada baiknya semua itu harus dicantumkan dalam kop surat. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

A. Tips cara membuat kop surat resmi
Dengan mengetahui apa saja yang harus ditulis dalam kop atau kepala surat sebenarnya anda akan tahu bagaimana membuatnya. Namun begitu ada beberapa hal yang perlu ditekankan lagi dan perlu dipertimbangkan.

Pertama, kop ini ditulis dengan rapi dengan komputer atau bisa juga dibuat blangko secara langsung. Pengetikan kop adalah rata tengah di tulis dengan huruf kapital dan huruf kecil pada bagian alamat. Penulisan menggunakan bahasa baku. Dalam membuat bagian surat ini beberapa tips yang bisa dipertimbangkan sebagai berikut.

1) Buat kop sesuai standar instansi terkait
Langkah awal dalam membuat sebuah kop surat adalah dengan mencantumkan intansi yang bersangkutan. Buat seperti yang sudah ditrangkan diatas, yaitu mencantumkan sebuah alamat, logo, nama instansi, dan kontak person.

2) Pastikan tidak ada salah penulisan
Pastikan tidak ada salah-salah dalam penulisan, untuk itu prikas kembali setelah kop selesai dibuat. Pastikan tidak ada kata-kata yang salah dalam penulisan. Sesuaikan pula jenis font yang digunakan pada kop surat tersebut. untuk nama instansi lebih besar dari pada alamat, dan sebuah kontak person.

3) Gunakan bahasa baku
Karena ini adalah sebuah surat resmi maka penggunaan bahasa juga tidak boleh sembarangan. Bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baku, bukan bahasa gaul, atau bahasa santai.

4) Gunakan file logo yang ukurannya besar agar gambar tidak pecah.
Pastikan logo yang anda gunakan adalah logo yang mempunyai ukuran yang besar. Sehingga tidak akan pecah ketika logo disesuaikan ukurannya dalam kop tersebut. Bila memakai sebuah logo yang berukuran kecil maka kemungkinan gambar pecah akan terjadi.

5) Buat garis pembatas kop dengan “border paragraf” pada ms words
Jangan lupa untuk membuat sebuah garis pembatas untuk memisahkan kop dan isi dari pada surat. Cara membuat sebuah garis pada kop adalah dengan border paragraf pada program miscroskop word.

B. Contoh kop surat resmi
Kepala atau kop tersebut bisa diterapkan pada berbagai macam surat khususnya surat formal atau resmi. Jenisnya ada anyak, bermacam-macam dan masing-masing instansi atau lembaga bisa saja memiliki aturan sendiri.

Berikut beberapa contoh penggunaan kop surat yang bisa digunakan oleh berbagai jenis instansi, lembaga atau lainnya. Beberapa contoh kop surat antara lain misalnya seperti dijelaskan di bawah ini.

1) Kop surat resmi karang taruna
Surat resmi bisa dipergunakan dalam acara karang taruna. Hal ini dikarenanakan acara karang taruna juga termasuk ke dalam acara yang resmi. Sehingga surat resmi cukup singron diaplikasikan dalam acara ini. Karena memang acara karang taruna membutuhkan sebuah fungsi dari pada surat resmi.

2) Contoh kop surat resmi sekolah
Selain itu surat resmi juga bisa diaplikasikan dalam acara sekolah. karena seperti yang kita semua tahu, acara di dalam sekolah adalah sebuah acara yang formal. Sehingga surat yang digunakan haruslah surat resmi.

3) Contoh kop surat resmi perusahaan
Tidak berbeda dengan acara dalam perusahaan, yang bisa menggunakan surat resmi ini dalam kaitannya masalah ungan-mengundang. Acara prusahaan juga termasuk ke dalam acara yang cukup formal, sehingga penggunaan surat resmi bisa digunakan di sini.
4) Contoh kop surat instansi pemerintah
Berbicara instansi pemerintahan maka tidak perlu ditanya lagi. Karena sudah pasti dalam instansi pemerintahan menggunakan sebuah surat resmi ketika mengadakan acara. Dengan demikian acara instansi pemerintahan cukuplah membutuhkan jenis kop surat resmi.

5) Contoh kop surat instansi swasta
Yang terakhir adalah acara intansi swasta, yang merupakan salah satu acara yang bisa mempergunakan jenis undangan resmi. Hal tersebut dikarenakan acara ini juga termasuk ke dalam acara yang formal. 

Meski belum terlalu lengkap namun mudah-mudahan beberapa contoh yang dibahas disini bisa dijadikan referensi tambahan. Jangan lupa juga untuk melihat dan mempelajari berbagai informasi lain seputar surat resmi yang ada di situs ini.