Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Bagian surat resmi yaitu nomor surat adalah salah satu bagian yang fungsinya sangatlah penting. Bagian ini tidak boleh dibuat sembarangan karena masing-masing karakter dalam nomor surat resmi memiliki makna dan arti.

Karena itulah penulisan nomor surat ini tidak boleh asal dan sembarangan. Supaya tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan nomor dan agar fungsinya tercapai maka alangkah baiknya jika kita belajar mengenai nomor tersebut.

Jika anda selalu berkecimpung dengan surat menyurat maka anda harus memahami benar bagaimana Tata Cara Penulisan Nomor Surat agar semua surat yang ada bisa lebih tertib. Jangan sampai, saat membuat surat anda sampai lupa meletakkan nomor suratnya.

Nah, supaya lebih jelas mari kita bahas satu persatu. Jika anda perhatikan, dalam penulisan nomor untuk surat resmi maka anda akan mendapatkan beberapa kode nomor misalnya:

1. Nomor urut surat

2. Kode surat

3. Bulan atau Tahun Pembuatan
4. Surat keterangan kesalahan perbedaan penulisan
5. Surat keterangan kematian
6. Pernyataan sanggup ditempatkan dimana saja

Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini.

Format Penomoran Surat Keluar

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)

2. Surat Undangan (SU) : 02

3. Surat Permohonan (SPm) : 03

4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04

5. Surat Peminjaman (SPp) : 05

6. Surat Pernyataan (SPn) : 06

7. Surat Mandat (SM) : 07

8. Surat Tugas (ST) : 08

9. Surat Keterangan (SKet) : 09 

10. Surat Rekomendasi (SR) : 10

11. Surat Balasan (SB) : 11

12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12

13. Sertifikat (SRT) : 13

14. Perjanjian Kerja (PK) : 14

15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Contoh :

No : 01.001/SMK-AI/VIII/2017

Keterangan :

01 : Kode nomor surat

001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SMK-AI : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMK AL-INTISAB)

VIII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2017 : Tahun berjalan

Setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem / aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan singkatan-singkatan. Lebih jelasnya silahkan perhatikan contoh berikut!

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2014

Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu seperti dijelaskan di bawah ini:

1. A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun yang berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode "B" berarti kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode C untuk Jenis Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.
2. 001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah 001, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi 002.
3. Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
4. AKB = Identitas organisasi / institusi
5. I = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi
6. 2014 = Tahun surat itu di keluarkan

Dari arti masing-masing bagian nomor tersebut jelas sekali dapat kita lihat berbagai fungsi nomor surat tersebut. Kalau kita lihat dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan (index)
b. Mempermudah pencarian surat
c. Memudahkan pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar

Jadi, nomor tersebut penting bukan? Maka dari itu anda yang sering berurusan dengan pembuatan surat menyurat tentunya harus tahu bagaimana membuat nomor untuk surat masuk maupun untuk surat keluar. Sekarang coba perhatikan beberapa contoh lain berikut ini.

• Nomor: 20/KKG/X/2014
• Nomor: 430/C.C2/KR/2014

Dari beberapa contoh yang ada di atas bisa kita ketahui bahwa nomor ini terdiri dari beberapa bagian yang bisa kita identifikasi. Bagian nomor tersebut seperti yang sudah disebutkan di atas yaitu nomor urut, kode instansi/perusahaan, dan kode bulan serta tahun pembuatan surat.

Dengan informasi yang ada pada nomor tersebut tentu anda bisa dengan mudah mengetahui informasi tentang surat yang ada, yaitu informasi mengenai:

1. jumlah surat yang telah di buat
2. jenis surat
3. siapa yang membuat
4. bulan apa di buat
5. tahun berapa di buat

Berbicara mengenai nomor ini tentu kita juga harus tahu bagaimana penulisan nomor surat tersebut yaitu baik berkaitan dengan komposisi maupun susunan penulisan pada sebuah surat. Sekarang mari kita lihat contoh penulisan nomor pada surat resmi di bawah ini.

Dari gambar di atas bisa diketahui bahwa nomor surat di tulis pada bagian kiri surat setelah judul surat. Letak penulisan adalah pada bagian pertama sebelum penulisan lampiran dan perihal surat. Penulisannya bisa anda lihat pada gambar di atas.

Sekarang, dengan adanya sedikit penjelasan mengenai bagaimana Cara Membuat Nomor Surat Resmi tersebut seharusnya anda sudah memiliki gambaran jika harus menulisnya. Mudah-mudahan anda tidak lagi kesulitan jika harus membuat surat resmi yang di dalamnya ada nomor suratnya.

Untuk di ingat, beberapa yang di bahas di atas hanyalah sebagai contoh saja, pada kebutuhan sehari-hari bisa saja anda menemukan bentuk nomor surat yang berbeda dengan contoh tersebut. 

Contoh lainnya :